Symbolbild für Homeoffice

Viele Arbeitnehmer erhalten aktuell die Möglichkeit ihre Tätigkeit von zu Hause aus durchzuführen. Mit dieser Möglichkeit fanden viele Veränderungsprozesse statt und die Arbeitgeber hatten viele neue Punkte zu beachten. Ein großes Thema war der Datenschutz. Die Unternehmen sind dazu verpflichtet, sich an die DSGVO zu halten und auch während der Heimarbeit müssen sie sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die Vertraulichkeit von personenbezogenen Daten sicherstellt. Aber wie kann ich das denn als Arbeitgeber kontrollieren, wenn mein Mitarbeiter im Homeoffice sitzt?

Die Antwort ist schnell gefunden: durch eine entsprechende Beratung. Wenn ich mein Mitarbeiter vorher über die Datenverarbeitung im Homeoffice informiere und den Gesetzestext auch kurz erläutere, so weiß dieser zumindest, welche Regeln er bei der Datenverarbeitung beachten muss und wie er diese Beachtung sicherstellen kann.

Im Vorwege sollten sich Gedankten hierzu gemacht werden, um keinen Punkt zu vergessen:

  • Welche Art von Daten wird verarbeitet bzw. genutzt?
  • Worauf muss mein Mitarbeiter zugreifen können?
  • Welche technischen Anforderungen müssen sichergestellt sein?
  • Worauf muss ich meinen Mitarbeiter noch hinweisen?
  • Welche arbeitsvertraglichen Anlagen müssen erstellt werden?

Auch wenn das Thema Datenschutz in den Arbeitsverträgen fest verankert ist, müssen gewisse Zusatzvereinbarungen getroffen werden. Eine entsprechende Beratung zu dem Umgang mit den personenbezogenen Daten kann im gleichen Zuge durchgeführt werden.

Was kann ich als Arbeitgeber noch tun?

Im Homeoffice dürfen die Mitarbeiter ausschließlich die vom Arbeitgeber gestellte Hard -und Software nutzen. Die Speicherung von personenbezogenen Daten und Dokumenten darf nicht über private Sicherungsmedien stattfinden. Auch der Ausdruck der Dokumente soll laut DSGVO auf das Minimum reduziert werden. Im Laufe der Pandemie wurden schnell viele Regelwerke oder Ratgeber zum Thema Datenschutz im Homeoffice geschaffen, wie zum Beispiel:

  • ein separates, abschließbares Zimmer
  • eine sichere VPN-Leitung
  • ein abschließbarer Schrank
  • sobald der PC verlassen wird, muss er gesperrt werden
  • verschlüsselte Daten und E-Mailverkehr

Leider können diese Ratschläge nicht von jedem Mitarbeiter umgesetzt werden. Es kann schon an der Größe der Wohnung hapern. Auch die Investitionssumme, die von den Arbeitgebern getätigt werden musste ist nicht außeracht zu lassen. Es mussten Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden und auch das nötige Know-how und die Mannstärke innerhalb der technischen Abteilungen.

Aber seien wir mal ehrlich, als Arbeitgeber ist die Debatte zur Etablierung von Homeoffice oft ein schwarzes Tuch. Gerade im Punkt Datenschutz. Natürlich kann ich meinen Mitarbeiter informieren, schulen und ihm auch beistehen, aber kontrollieren kann ich ihn nicht unbedingt und als Arbeitgeber bleibe ich letzten Endes der Verantwortliche.

Es kommt nun auf die Einschätzungen des Arbeitgebers an, ob es sich lohnt vom Homeoffice Gebrauch zu machen. Es spielen einige Faktoren mit rein, wie zum Beispiel eine gute IT-Infrastruktur von der Hard-und Software her muss vorhanden sein. Alle Mitarbeiter müssen für den Umgang mit dem Rechnersystem ausreichend qualifiziert sein. Die Infrastruktur muss sicherheitsbewusst gemanagt werden und darf nicht privat genutzt werden. Es sollten eindeutige Regeln für die Verwendung der IT festgelegt werden. Gesetzliche Vorschriften sollten beachtet werden und den Anforderungen des Datenschutzes entsprechen.

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